Apakah Inisiatif Tata Kelola Data Anda Gagal? Anda harus membaca ini

Dalam lingkungan organisasi yang dinamis dan terus berubah saat ini, tata kelola data merupakan kebutuhan yang mendesak. Bisnis saat ini mengumpulkan sejumlah besar data dari beberapa sumber sementara tata kelola data membantu dalam manajemen risiko, pemaksimalan nilai, dan pengurangan biaya dari data yang terkumpul.

Singkatnya, tata kelola data adalah aktivitas untuk mengetahui di mana data Anda berada, bagaimana data tersebut digunakan, dan apakah data tersebut cukup terlindungi atau tidak. Integritas data, konsistensi, dan penanganan yang tepat semuanya dijamin oleh tata kelola data yang efektif.

Sebelum perangkat lunak yang tepat dapat diimplementasikan, perusahaan, struktur organisasinya, proses, dan peran yang perlu ditentukan harus diperhitungkan dalam hal tata kelola data.

Tanda – tanda Kegagalan Program Tata Kelola Data

Berbagai orang dalam organisasi yang sama memiliki definisi yang berbeda untuk terminologi yang sama.

Mayoritas bisnis menggunakan banyak jargon dan bahasa yang mungkin berarti berbagai hal bagi orang yang berbeda. Semuanya sangat subjektif, dan ini biasanya disebabkan oleh budaya suatu organisasi. Arti dari berbagai terminologi dapat berubah tergantung pada bagaimana terminologi tersebut digunakan dalam organisasi. Dan itu tidak masalah, tetapi Anda tetap harus berhati-hati. Tata kelola data memakan waktu dan membutuhkan banyak pekerjaan, terutama di awal. Wajar jika orang ingin mempercepat proses ini.

Stakeholders yang tidak aktif dan anggaran yang terbatas

Tidak adanya dukungan manajerial merupakan faktor lain dalam kegagalan banyak inisiatif tata kelola data. Upaya hampir tidak akan pernah berhasil jika manajemen senior tidak menyadari keuntungan tata kelola data dan hanya mempertimbangkan biaya yang dikeluarkan.

Pertama, ada kemungkinan prosedur yang diperlukan tidak akan dilaksanakan dengan benar. Selain itu, karena biaya, perubahan penting mungkin tidak dilakukan atau program mungkin perlu dihentikan lebih awal.

Karena undang-undang yang mendukungnya, seperti GDPR, sekarang lebih mudah dari sebelumnya untuk menemukan pendanaan yang diperlukan untuk program tata kelola data pertama. Namun, penting bagi manajemen untuk menyediakan sumber daya jangka panjang yang cukup untuk terus mendanai semua peran dan tanggung jawab yang diperlukan untuk tata kelola data yang efektif.

Jika pemangku kepentingan Anda tidak bersedia mendukung klaim mereka dengan akta, ini menunjukkan bahwa inisiatif tersebut tidak dianggap cukup serius dan nilainya tidak diakui.

Tata Kelola Data hanya diterapkan karena adanya regulasi

Sangat menggoda bagi organisasi untuk mempertimbangkan melakukan hal yang paling minimum untuk menenangkan regulator jika mereka berada di bawah tekanan untuk menerapkan tata kelola data. Ini adalah kesalahan serius karena, seiring waktu, organisasi-organisasi ini akhirnya bekerja lebih keras daripada yang seharusnya jika mereka telah mengadopsi tata kelola data dengan benar sejak awal. Selain itu, mereka meneruskan semua keuntungan bisnis yang berasal dari peningkatan prosedur manajemen data mereka.

Metode tata kelola data tradisional yang hanya memberikan tanda centang berfokus pada tugas dan sama sekali mengabaikan orang-orang yang terlibat. Mereka memberikan daftar tugas yang harus diselesaikan dan mengeluarkan peringatan jika tugas tersebut tidak selesai. Akibatnya, orang-orang melakukan tugas mereka karena kewajiban dan gagal mengenali nilai sebenarnya dari pekerjaan mereka.

Akibatnya, akan menjadi tantangan untuk menerapkan sistem tata kelola data di seluruh organisasi Anda, dan Anda akan selalu mengejar individu untuk memastikan bahwa mereka mematuhi aturan.

Regulator punya riwayat mengubah sasaran, jadi jika Anda belum mengintegrasikan tata kelola data ke dalam organisasi Anda, Anda mungkin harus memulai dari awal setiap kali mereka mengubah aturan dan memperbarui daftar periksa, yang berarti menggunakan daftar periksa baru.

Tidak ada masalah Data Quality yang dilaporkan

Jika pengguna data tidak melaporkan masalah data quality, ini berarti mereka tidak mengetahui proses Anda untuk menyelidiki dan memperbaiki masalah, mereka tidak yakin Anda akan dapat mengubah apa pun (mungkin karena tidak ada yang tertarik untuk meningkatkan data selama bertahun-tahun), atau mereka mungkin tidak menyadari bahwa solusi manual yang harus mereka lakukan setiap hari, minggu, atau bulan disebabkan oleh data quality yang buruk, dan bahwa semuanya dapat disederhanakan dan ditingkatkan jika data yang mendasarinya memiliki kualitas yang lebih tinggi.

Apa pun penyebabnya, komunikasi adalah kuncinya. Selain itu, strategi tata kelola data apa pun niscaya akan gagal jika Anda tidak melibatkan pengguna data Anda.

Tidak dibahas di luar IT

Mendapatkan pemangku kepentingan untuk bertanggung jawab atas proyek tata kelola data dan mengambil kepemilikan atas data mereka sangat penting untuk keberhasilannya. Merupakan hal yang umum bagi IT untuk bertanggung jawab atas program tata kelola data saat saya melakukan pemeriksaan kesehatan tata kelola data untuk bisnis yang mengalami masalah.

Selalu dengan niat yang sangat baik, hal ini dilakukan. Meskipun IT tidak benar-benar memiliki data, mereka sering kali menjadi yang pertama dalam suatu organisasi yang menyadari perlunya tata kelola data yang tepat karena mereka menyadari konsekuensi dari manajemen data yang tidak tepat.

Karena kesalahpahaman yang ada antara infrastruktur dan data, bisnis sering kali mendelegasikan tata kelola data kepada IT. Mungkin masuk akal untuk memberikan IT kendali atas upaya tata kelola data jika Anda bekerja untuk perusahaan yang masih menganggap IT mengendalikan data.

Namun, strategi tata kelola data yang dipimpin IT dapat mengalami kesulitan. Program tata kelola data yang dipimpin IT membuat perusahaan lebih sulit untuk mengambil kepemilikan atas datanya, yang merupakan prasyarat agar tata kelola data yang sebenarnya dapat terjadi.

Membangun Program Tata Kelola Data yang Aman dari Kegagalan

 

Menilai keberhasilan program tata kelola Anda

Tata kelola data berkaitan dengan bagaimana keputusan dibuat, bukan bagaimana keputusan tersebut berakhir. Benar juga bahwa metrik kinerja perusahaan yang umum tidak selalu berlaku. Jumlah orang yang tercakup dalam program — mereka yang diberi tugas tertentu, dilatih dalam proses, atau diberi tahu tentang kebijakan; jumlah sumber data yang memiliki kebijakan tata kelola terkait yang ditetapkan dan diterapkan untuk membuat keputusan operasional, taktis, atau strategis; dan peningkatan yang diamati dalam efektivitas program — termasuk di antara metrik yang dapat membantu melacak keberhasilan program tata kelola dan menunjukkan bahwa organisasi lebih terinformasi, tangguh, dan bertanggung jawab.

Kumpulkan tim virtual profesional data untuk kepatuhan

Banyak dari kita bekerja di industri dengan regulasi ketat, seperti sektor publik, bidang medis, dan industri keuangan. Meskipun kepatuhan tidak dapat dipastikan, membangun kepercayaan dan keseragaman sangatlah penting. Staf virtual dengan fokus pada kebijakan data dapat memantau tantangan kepatuhan.

Praktisi data, seperti arsitek basis data, insinyur perangkat lunak, dan analis bisnis, yang menangani langsung sumber data yang digunakan oleh program tata kelola tetapi tidak melapor ke departemen kepatuhan yang lebih resmi, harus menjadi bagian dari tim. Tim harus secara berkala meninjau undang-undang yang relevan dengan program tata kelola, memutuskan di mana akan memperkuat atau memperluas regulasi program, dan mengawasi kejadian, masalah, dan kemajuan.

Konsep tata kelola yang baik mencakup persiapan jalan menuju kepatuhan tanpa menghalangi aktivitas perusahaan. Program tata kelola yang menganggap serius kepatuhan akan meringankan beban kerja dan mengurangi stres bagi karyawan lain.

Dekat dengan sumbernya, lindungi data Anda

Industri keamanan saat ini sangat terspesialisasi – kecanggihan ancaman semakin meningkat. Untuk melindungi sistem perusahaan dari serangan luar, seseorang membutuhkan pekerjaan penuh waktu. Di perusahaan yang besar dan dinamis, mungkin sulit untuk mengikuti aturan dan izin akses.

Kolaborasi yang efektif antara tim yang bertanggung jawab atas tata kelola data dan keamanan data sangat penting. Peraturan akses data harus dipatuhi sedekat mungkin dengan data asli, menurut tim tata kelola.

Penerapan aturan keamanan tidak boleh bergantung pada alat klien seperti intelijen bisnis atau sistem visualisasi data. Pada saat pengguna BI melihat data, data tersebut mungkin telah melewati saluran terbuka yang tidak terlindungi. Keamanan untuk BI tidak boleh dianggap sebagai fungsi yang sangat penting, meskipun merupakan fitur yang berguna.

Jangan menaruh kepercayaan Anda pada perlindungan privasi data

Dengan alasan yang tepat, konsumen di seluruh dunia menjadi lebih peduli tentang privasi data dan tidak menganggap bisnis mengutamakan kepentingan terbaik mereka. Program tata kelola data membantu meningkatkan kepercayaan klien terhadap praktik bisnis perusahaan.

Jelaskan praktik privasi bisnis Anda dan izinkan pelanggan mengontrol informasi mereka. Saat ini, situs web biasanya meminta pengguna untuk menentukan kebijakan cookie mereka. Sebelum menggunakan data pelanggan untuk hal-hal seperti riset pasar, pembuatan produk, dan analisis demografi, penting untuk mendapatkan izin mereka.

Tetapkan kebijakan yang menegakkan preferensi di semua tingkat organisasi. Beberapa peraturan dapat diterapkan melalui kode atau cara teknologi lainnya.

Pertimbangkan keuntungan sekunder dari tata kelola data yang baik

Sistem yang dikelola dengan baik memfasilitasi penggunaan kembali analitik dan laporan yang dikembangkan sebelumnya secara efektif dan meningkatkan akses ke data. Kebijakan menentukan terlebih dahulu informasi apa yang sesuai untuk suatu peran dan dapat diberikan dengan yakin. Permintaan ad hoc untuk akses data yang mengganggu TI dan rentan terhadap kesalahan, termasuk risiko kepatuhan dari penyediaan izin yang berlebihan hanya untuk menyelesaikan pekerjaan, umum terjadi dalam sistem yang tidak terkontrol dengan baik.

Pilihan berdasarkan data yang dikelola dengan baik cenderung lebih kolaboratif, lebih dipahami, dan memiliki dukungan yang lebih luas, meskipun ini bukanlah tujuan utama tata kelola data. Ketika tim berkolaborasi untuk membuat kebijakan daripada menyusunnya di sepanjang garis departemen, keyakinan dalam proses menciptakan keyakinan dalam kesimpulan.

Pastikan anda terbuka, sadar, komunikatif dan terlatih

Sejumlah prosedur ini dibangun atas kesadaran seluruh organisasi terhadap prosedur tata kelola data. Jika pengguna data tidak mengetahui program tersebut, tata kelola data tidak akan berhasil.

• Bersikaplah transparan tentang program, tujuannya, dan metrik kinerjanya. Bagikan pengukurannya, jelaskan prosesnya, dan publikasikan pendekatan tata kelola.
• Semua prosedur orientasi staf harus mencakup bagian tentang kesadaran program. Bekerja samalah dengan tim dan SDM tersebut untuk menyelaraskan tata kelola data dengan pelatihan kepatuhan yang sudah ada untuk topik seperti masalah pelecehan.
• Sertakan bagian-bagian penting dari rencana tata kelola dan bagaimana hal itu terkait dengan alat dan platform yang dipertimbangkan dalam semua pelatihan teknis yang terkait dengan data, seperti penerapan alat BI.
• Pentingnya kualitas data, undang-undang di sekitarnya, dan cara menemukan dan menggunakan kembali sumber data yang sah semuanya harus dibahas dalam pelatihan. Khususnya analis data dan penulis laporan tidak boleh merasa seolah-olah kebijakan dituntut dengan mengorbankan kemampuan beradaptasi. Sebaliknya, mereka harus melihat data yang terkontrol sebagai sumber daya yang menciptakan peluang baru untuk mematuhi aturan dengan percaya diri.
• Untuk menunjukkan bahwa data telah diatur dengan benar, segel persetujuan “tata kelola terjamin” dapat ditempatkan pada dasbor, laporan, dan artefak lainnya.

Kesimpulan

Tata kelola data merupakan proses yang menantang, terutama saat Anda baru memulainya. Di sisi lain, infrastruktur data yang dikelola dengan baik dan mengikuti praktik terbaik ini akan menguntungkan bagi unit bisnis, TI, klien, dan mitra bisnis.

Mengenai Artha Solutions

Artha Solutions adalah firma konsultan bisnis dan teknologi terkemuka yang menyediakan wawasan dan keahlian dalam strategi bisnis dan implementasi teknis. Artha membawa pemikiran maju dan inovasi ke tingkat yang baru dengan keahlian teknis dan industri selama bertahun-tahun dan transparansi penuh. Artha memiliki rekam jejak yang terbukti bekerja dengan UKM (usaha kecil hingga menengah) hingga perusahaan Fortune 500 yang mengubah tantangan bisnis dan teknologi mereka menjadi nilai bisnis.